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賃貸管理会社の変更でよくあるトラブル｜対処法と引き継ぐ手順
賃貸物件を所有していると「清掃が雑」「空室が埋まらない」「クレーム処理が遅い」など、賃貸管理会社に不満を感じることもあるでしょう。賃貸管理が原因で退去者が出るようなことになれば、オーナーは大損害です。
しかし、管理会社の変更をするときにトラブルは起こらないのでしょうか。管理会社の変更にともなうトラブルや引き継ぎをスムーズに進める方法などを紹介します。
- 管理会社の変更で起こりがちなトラブルの具体例
- トラブルを未然に防ぐための事前準備と対策
- スムーズに引き継ぐための手順とコツ
- 管理会社選びで失敗しないための選定ポイント
もくじ
賃貸物件のオーナーの都合で管理会社を変更できるのか
賃貸物件のオーナーは、管理会社との契約を解約し、別の管理会社へ変更することができます。つまり特別な理由がなくても、オーナーの都合で管理会社を変更することは可能です。
ただし、管理委託契約によっては解約予告期間や違約金などが定められているため、変更前に契約内容を確認することが大切です。契約書に中途解約についての記載がなかった場合でも、契約の内容や解約するタイミングによっては、損害賠償などの問題に発展するおそれがあります。
賃貸物件のオーナーが管理会社を変更する理由
一般的に賃貸物件のオーナーが管理会社を変更する理由には、次のものがあります。
- 【よくある管理会社を変更する理由】
- 担当者の対応が遅い、報告がない
- 空室率が高く、3カ月経っても改善しない
- 物件管理のクオリティーが低い
- 他社と比較して費用面でメリットを感じない
- 賃料の入金が遅れることがあって信頼できない
- 管理会社の経営状況に不安がある
- オーナーチェンジ物件※を購入した
オーナーが管理会社を変更する理由で多いのが、管理会社の担当者とのコミュニケーションに問題があるケースです。「担当者の対応が遅い！」「ぜんぜん報告がない！」このような場合は、担当者を変えてもらえば解決することもありますが、そうでないときは管理会社を変更することになります。
「空室が埋まらない」「管理委託費が高い」「なんとなく不信感がある」などの理由でも、オーナーが管理会社に不満を感じているのであれば、いつでも管理委託契約を解約できます。
ただし、管理会社をコロコロ変えることは入居者の不安や不満につながり、退去の原因にもつながるため注意が必要です。
管理会社の変更時に起こるトラブルは？
管理会社の変更時には管理会社や入居者とのコミュニケーションがスムーズにいかず、トラブルになることがあります。管理会社を変更したときに起こりうるトラブルには、次のものがあります。
- 【管理会社の変更で起こるトラブル】
- 管理会社と解約手続きでもめる
- 管理会社の解約日までの業務がおろそかになる
- 家賃保証会社の保証が切れる
- カギや契約書類などを紛失する
- 家賃がもとの振り込み先へ振り込まれる
- 未対応の修繕や入居者の要望が引き継がれない
- 管理委託費が想定より高くなる
- 敷金や預かり金を雑に管理している
それぞれのトラブルについて具体的に解説します。
管理会社と解約手続きでもめる
トラブルを防ぐためには、まず現在の管理委託契約書の記載事項を確認することが大切です。そのとき特に注意すべきポイントは、解約予告期間と違約金の発生条件の2点です。
一般的な管理委託契約では「解約を申し出た日から〇カ月後」といった解約予告期間が定められていることが多く、即時解約はできないケースがほとんどです。また、契約条件によっては、解約予告期間を守らなかった場合などに違約金が発生することもあります。
管理会社へ解約を通知する前に、契約書で解約条件や違約金の有無を確認しておきましょう。
管理会社の解約日までの業務がおろそかになる
解約を通知された管理会社にとって、解約までの引き継ぎ業務は面倒な作業にしか感じられず非協力的になってしまうことがあります。
なかにはわざと妨害して、引き継ぎ業務に支障が出るような嫌がらせをする管理会社もあるようです。
家賃保証会社の保証が切れる
管理会社の変更に伴い、家賃保証会社との契約が終了することもあるでしょう。保証が切れた状態で入居者が家賃を滞納すると、保証会社による立替払いを受けられなくなるおそれがあります。
保証契約を継続できる場合もあるため、管理会社を変更する前に、現在の保証会社や新旧管理会社へ確認しておきます。
カギや契約書類などを紛失する
新旧管理会社のあいだで引き継ぎ業務がスムーズに進まないことが原因として、カギや契約書類・定期点検資料などを紛失することも多いです。
物件のマスターキーやスペアキーの数が合わなかったり、入居時に交わした賃貸借契約書の原本が見当たらなかったりする事態が挙げられます。カギの紛失が起こると、最悪の場合はオーナーの費用負担でカギの交換を行わなければならず、余計なコストが発生します。
また、消防設備点検やエレベーター保守などの法定点検記録が引き継がれないと、新管理会社は過去のメンテナンス状況を把握できず、適切な管理プランを立てることが難しくなるでしょう。
家賃がもとの振り込み先へ振り込まれる
入居者の口座変更手続きが終わっておらず、家賃がもとの管理会社の振り込み先に振り込まれてしまうことがあります。また入居者の口座変更の手続きが遅れると、家賃滞納につながります。
未対応の修繕や入居者の要望が引き継がれない
旧管理会社が管理していた期間に生じた遺失物の処理や修繕課題が、新しい管理会社にきちんと引き継がれないことがあります。
旧管理会社に対して入居者が伝えていた修繕の依頼や騒音トラブルの相談、さらには車庫証明の発行手続きといった細かな要望が新管理会社に伝わっていないと、入居者に「対応が放置されている」と思われてしまいます。
なかには、解約が決まった旧管理会社が故意に伝えていないケースもあります。こうした情報の欠落は、入居者の不信感を一気に高め、深刻なクレームや早期退去に直結するリスクがあります。
管理委託費が想定より高くなる
管理会社の変更によって、旧管理会社よりも管理委託費が高くなるケースがあります。また、管理委託費が安かったとしても、これまで含まれていた業務が別料金となり、結果的に負担が増えることもあります。
敷金や預かり金を雑に管理している
旧管理会社からの預かり金や敷金継承の手続きが、きちんと行われていないと後のトラブルに発展する可能性があるので注意が必要です。
リビンマッチでは、複数の管理会社へ無料で資料請求が可能です。対応業務や管理体制を比較して、安心して任せられる管理会社を探しましょう。
管理会社の変更によるトラブルを防ぐ方法
管理会社の変更により起こるトラブルを回避するためには、新旧管理会社や入居者とのコミュニケーションをしっかり取ることが重要です。事前に計画を立てて準備をすることで、トラブルを減らせます。
管理会社の変更によるトラブルを防ぐ方法には、次のものがあります。
- 【管理会社変更によるトラブルを防ぐ方法】
- 契約書類の確認をする
- 不動産の繁忙期を避ける
- 入居者への通知はていねいに行う
- 管理会社の引き継ぎは定期的に確認する
それぞれの方法について解説します。
契約書類の確認をする
管理会社の変更を検討するときは、事前に現在の管理会社と交わした管理委託契約の内容をしっかり把握することが大切です。特に違約金が発生する条件や、金額の記載がないか確認しましょう。
不動産の繁忙期を避ける
管理会社を変更する際は、契約内容の確認や入居者への通知、各種書類の引き継ぎなどに時間がかかるため、3カ月程度の準備期間を見込んでおくとよいでしょう。特に、入退去が集中する1～3月は管理会社の業務が忙しくなるため、可能であれば変更時期をずらすことも検討します。
旧管理会社との契約に解約予告期間が定められている場合は、その期間を踏まえて余裕を持ってスケジュールを立てることが大切です。
入居者への通知はていねいに行う
管理会社の変更は家賃の振り込み先の変更など、入居者にも面倒な作業をさせることになります。なぜ新しい管理会社に変更するのか、その結果どのようなメリットがあるのかをていねいに記載してください。
事前に入居者に理解を得ることで、その後のトラブルやクレームを減らせるでしょう。
管理会社の引き継ぎは定期的に確認する
新旧管理会社のあいだの引き継ぎをスムーズに行うには、旧管理会社からの協力を得ることが重要です。いままでお世話になったお礼を述べて感謝を伝えるなど、良好な関係を保てるように対応しましょう。
引き継ぎを管理会社任せにしないで、オーナーも引き継ぎが適切に行われているか定期的に確認するのがベストです。引き継ぎ業務をスムーズに進めることで、トラブルを最小限に抑えられます。
アパート経営・マンション経営で管理会社の対応にお悩みの方は「管理会社の対応が悪い場合の対処方法」の記事で詳しい対処法をご覧ください。
スムーズな移行に必要な引き継ぎ書類リスト
管理会社の変更をスムーズに進めるには、必要な書類や情報が新しい管理会社へ確実に引き継がれることが重要です。管理会社任せにせず、オーナー自身も引き継ぎ内容を確認しておきましょう。
主な引き継ぎ書類や情報は次のとおりです。
- 管理委託契約書および賃貸借契約書の控え
- 家賃の入金履歴や滞納状況がわかる書類
- 入居者からのクレームや修繕対応の履歴
- 敷金や預かり金の管理状況がわかる書類
- 建物の図面や設備の点検・修繕記録
- 共用部分などの鍵や鍵の管理記録
書類や情報に不足があると、新しい管理会社が入居者対応や家賃管理を適切に行えず、トラブルにつながるおそれがあります。必要な書類は旧管理会社が保管している場合もあるため、引き継ぎ前に保管状況を確認し、新しい管理会社へ確実に受け渡されるようにしましょう。
なお、管理会社が変わっても保証契約が継続するケースはあるため、保証契約書の有無だけでなく、継続可否の確認も大切です。
管理会社を変更する手順とコツ
管理会社を変更する手順は次のとおりです。
- 管理会社を変更する手順
- 現在の管理会社の問題点・不満点をすべて書き出す
- 新しい管理会社を探す
- 管理会社へ管理委託契約の解約を通知する
- 入居者へ管理会社の変更を通知する
- 新しい管理会社が業務を開始する
それぞれの手順についてコツなども解説していますので、チェックしてください。
①現在の管理会社の問題点・不満点をすべて書き出す
現在の管理会社に感じている問題点、不満点、改善点をすべて書き出します。そうすることで「物件の管理をしっかりしてほしい」「空室率を下げる提案をしてほしい」など、新しい管理会社を選ぶときに重視するポイントが明確になります。
②新しい管理会社を探す
新しい管理会社を探すときはインターネット、知人の紹介、専門誌などから情報を集めて複数の会社から見積もりを取りましょう。管理委託費が安くても、入居者対応や修繕への対応が不十分では、変更後に同じようなトラブルを繰り返すおそれがあります。
現在の管理会社に不満を感じている点について、変更先の会社がどのように対応してくれるのか確認することが大切です。
また、所有する物件と距離が離れている管理会社は、管理がずさんになるケースもあるので注意してください。契約内容（解約の条件、違約金の条件など）についても、契約前にしっかり確認することが重要です。
③管理会社へ管理委託契約の解約を通知する
新しい管理会社の候補が決まったら、現在の管理会社との解約日と、新しい管理会社の業務開始日を調整します。解約予告期間や引き継ぎに必要な期間を考慮し、管理業務に空白が生じないようにスケジュールを決めましょう。
さらに、新しい管理会社との契約条件を確認したうえで、旧管理会社への解約通知や新たな管理委託契約の締結を進めていきます。
④入居者へ管理会社の変更を通知する
管理会社の変更が決まったら、入居者へ「管理会社変更のお知らせ」を書面で通知します。通知には、新しい管理会社の名称や連絡先、変更日、家賃の支払先などを記載しましょう。
必要に応じて新しい管理会社からも説明を行い、入居者が変更後も安心して生活できるようにすることが大切です。入居者には新しい管理会社になることで家賃の振り込み先の変更など手間をとらせることになるため、クレームや退去の原因にならないよう配慮することも重要です。
⑤新しい管理会社が業務を開始する
新旧管理会社の引き継ぎ業務が終わったら、新しい管理会社の管理委託契約がスタートします。
失敗しないために！管理会社を選ぶときのポイント
管理会社の変更よりも重要なのは、新しい管理会社を選ぶことです。管理会社を変えたのに、以前の管理会社と変わらないのでは、手間をかけた意味がありません。
管理会社を選ぶときにチェックしたいポイントには、次のものがあります。
- 管理会社を選ぶポイント
- 信頼できる担当者を選ぶ
- 賃貸物件がある地域に強い管理会社を選ぶ
- サービス内容と業務範囲を確認する
- 入居者対応と家賃収納率を確認する
- 管理会社の実績や評判を確認する
それぞれのポイントを解説します。
信頼できる担当者を選ぶ
オーナーが管理会社を変更する理由の多くは、「対応が遅い」「報告がない」といった担当者とのコミュニケーションの不満にあります。
賃貸経営のパートナーとして長いつき合いになる担当者は、相談しやすく話しやすい人物であることが重要です。管理会社は信頼できる担当者で選びましょう。
賃貸物件がある地域に強い管理会社を選ぶ
賃貸経営はその地域によって、入居者のニーズが異なります。地域の特性がわかっている管理会社であれば、入居者の特性に合わせた賃貸計画を提案できます。
また、地域の適正な賃料相場がわかったり、地元業者とのつながりがあったりするため、急な修繕工事などが必要になったときも安心です。賃貸物件がある地域に強い管理会社を選びましょう。
サービス内容と業務範囲を確認する
管理会社の提供するサービス内容や業務範囲は、会社によって違います。物件管理、入居者募集、契約管理、入金管理、トラブル対応など、必要な業務をカバーしている管理会社を選びましょう。
入居者対応と家賃収納率を確認する
入居者からの問い合わせや設備トラブルに迅速に対応できる管理会社であれば、不満の拡大を防ぎやすくなります。24時間対応の窓口があるか、緊急時にどのような対応を行うかなどを確認しましょう。
また、家賃の収納状況や滞納時の督促体制についても確認することが大切です。
管理会社の実績や評判を確認する
インターネットで検索して、口コミ、評判、業界ランキング、SNSなどをチェックして、信頼できる管理会社かどうか確認しましょう。
管理会社変更のよくある疑問にお答え
管理会社の変更は、さまざまなトラブルを起こすおそれがあります。トラブルの発生を防ぐため、疑問があればあらかじめ解消しておきましょう。
管理会社変更にともなう、よくある疑問にお答えします。
入居者へはいつ通知する？
- 入居者への通知はどの段階で行うのでしょうか？
- 管理会社の変更が決まったら、家賃の支払い方法の変更なども考慮して、遅くても1カ月前には通知しましょう。
家賃の口座振替を利用している場合は、収納代行会社の変更や新たな口座振替の手続きに時間がかかることがあります。
新旧管理会社と手続きのスケジュールを確認し、変更日や新しい家賃の支払先、問い合わせ先などを事前に書面で案内することが大切です。
- 管理会社の変更で入居者へ通知すること
- 新しい管理会社の社名
- 変更日
- 家賃の振り込み先
- 家賃の支払期限日（変更がある場合）
毎月の家賃を自動引き落としにしている場合は、引き落とし先口座を変更する手続きが必要です。手続きをしていないと、管理会社変更後も以前の管理会社の口座へ誤入金されてしまいます。
管理会社の変更で入居者へ不明点を残してしまうと、トラブルに発展するおそれがあります。入居者への通知は、不足している情報がないかよく確認しておきましょう。
引き継ぎにかかる期間
- 管理会社の変更にかかる引き継ぎ期間は、どれくらいを見越しておけばよいですか？
- 引き継ぎにかかる期間は3カ月ほどを目安に考えましょう。
管理会社の変更では、契約書類の確認や入居者への通知、家賃の振込先変更など、さまざまな手続きが必要です。また、物件の規模や旧管理会社との契約内容によっては、さらに時間がかかる場合もあります。
引き継ぎに必要な期間を事前に把握し、新旧管理会社とスケジュールを調整しておきましょう。
家賃の振り込み先を間違えたら
- 入居者が以前の管理会社へ家賃を振り込んだときの対処法を教えてください。
- すぐに以前の管理会社へ連絡してください。
入居者が家賃の振り込み先を間違えたことに気づいたら、以前の管理会社へ連絡しましょう。誤入金した家賃は返金に時間がかかったり、返金する際は手数料がかかったりします。
今後は入金先を間違えないよう入居者にはあらためて注意喚起を行いましょう。
家賃保証会社の費用負担
- 家賃保証会社との契約が終了した場合、再契約などの費用を負担するのはオーナーと入居者のどちらですか？
- オーナーの都合で管理会社を変更する場合、新たに発生する保証料に関してはオーナーが負担することがあります。
入居者に再度保証料を負担してもらうと、トラブルにつながる可能性があるためです。管理会社を変更する際は、現在の保証契約を継続できるかを確認し、再契約が必要な場合は費用負担について事前に調整しておきましょう。
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スムーズな管理会社変更を実現させたい方は、ぜひ一度ご相談ください。
この記事の編集者
リビンマッチ編集部
リビンマッチコラムでは、むずかしい不動産の事をできる限りわかりやすく、噛み砕いて解説しています。不動産に対するハードルの高いイメージ、とっつきにくい苦手意識を少しでも取り除いて、よりよい不動産取引のお手伝いをさせていただきます。
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