リビン・テクノロジーズ株式会社（東証グロース上場）
賃貸管理会社の変更で起こりやすいトラブルとは？スムーズに引き継ぐ方法
賃貸物件を所有していると「清掃が雑」「空室が埋まらない」「クレーム処理が遅い」など、賃貸管理会社に不満を感じることもあるでしょう。賃貸管理が原因で退去者が出るようなことになれば、オーナーは大損害です。
しかし、管理会社の変更をするときにトラブルは起こらないのでしょうか。管理会社の変更にともなうトラブルや引き継ぎをスムーズに進める方法などを紹介します。
もくじ
賃貸物件のオーナーの都合で管理会社を変更できるのか
依頼者であるオーナーは、いつでも自由に管理会社を変更できます。管理会社との管理委託契約は、自動更新するケースが一般的ですから、契約書には中途解約について記載されていない場合もあります。そのような場合でも、依頼者である賃貸物件のオーナーは管理委託契約をいつでも解約できます。
つまり特別な理由がなくても、オーナーの都合で管理会社を変更できるのです。
ただし、中途解約について契約書に定めがある場合は、その定めに従ったうえで解約をします。また違約金が設定されている場合は、記載されている金額を支払うことになります。
賃貸物件のオーナーが管理会社を変更する理由
一般的に賃貸物件のオーナーが管理会社を変更する理由には、次のものがあります。
- よくある管理会社を変更する理由
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- 担当者の対応が遅い、報告がない
- 空室率が高く、3カ月経っても改善しない
- 物件管理のクオリティーが低い
- 他社と比較して費用面でメリットを感じない
- 賃料の入金が遅れることがあって信頼できない
- 管理会社の経営状況に不安がある
- オーナーチェンジ物件※を購入した
オーナーが管理会社を変更する理由で多いのが、管理会社の担当者とのコミュニケーションに問題があるケースです。「担当者の対応が遅い！」「ぜんぜん報告がない！」このような場合は、担当者を変えてもらえば解決することもありますが、そうでないときは管理会社を変更することになります。
「空室が埋まらない」「管理委託費が高い」「なんとなく不信感がある」などの理由でも、オーナーが管理会社に不満を感じているのであれば、いつでも管理委託契約を解約できます。
ただし、管理会社をコロコロ変えることは入居者の不安や不満につながり、退去の原因にもつながるため注意が必要です。
管理会社の変更時に起こるトラブルは？
管理会社の変更時には管理会社や入居者とのコミュニケーションがスムーズにいかず、トラブルになることがあります。管理会社を変更したときに起こりうるトラブルには、次のものがあります。
- 管理会社の変更で起こるトラブル
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- 管理会社と解約手続きでもめる
- 管理会社の解約日までの業務がおろそかになる
- 家賃保証会社の保証が切れる
- カギや契約書類などを紛失する
- 家賃がもとの振り込み先へ振り込まれる
- 入居者の要望が引き継がれずクレームになる
- 家賃の値上げでトラブルになる
- 遺失物や修繕課題の引き継ぎがされない
- 金銭の取り扱いがちゃんとしていない
それぞれのトラブルを解説します。
管理会社と解約手続きでもめる
オーナーは管理委託契約をいつでも自由に解約できますが、契約書に「解約を申し出た日から〇カ月後」など解約予告期間の記載や、違約金が発生する条件の記載があることを知らずに解約を通知すると思うように解約ができず、トラブルにつながります。
管理会社の解約日までの業務がおろそかになる
解約を通知された管理会社にとって、解約までの引き継ぎ業務は面倒な作業にしか感じられず非協力的になってしまうことがあります。
なかにはわざと妨害して、引き継ぎ業務に支障が出るような嫌がらせをする管理会社もあります。
家賃保証会社の保証が切れる
管理会社の変更にともなって家賃保証会社との契約が切れることがあり、その場合は滞納されるおそれがあります。
保証は引き継げる場合もあるため、新旧管理会社に事前に確認するとよいでしょう。
カギや契約書類などを紛失する
新旧管理会社のあいだで引き継ぎ業務がスムーズに進まないことが原因で、カギや契約書類・定期点検資料などを紛失することも多いです。
家賃がもとの振り込み先へ振り込まれる
入居者の口座変更手続きが終わっておらず、家賃がもとの管理会社の振り込み先に振り込まれてしまうことがあります。また入居者の口座変更の手続きが遅れると、家賃滞納につながります。
入居者の要望が引き継がれずクレームになる
入居者の要望が新しい管理会社に引き継がれておらず「伝えてあったのに何もしてくれない」などクレームに発展することもあります。なかには旧管理会社が故意に伝えていないケースもあります。
家賃の値上げでトラブルになる
管理会社の変更にともない、新しい管理会社が家賃の値上げを要求してトラブルになるケースもあります。
遺失物や修繕課題の引き継ぎがされない
旧管理会社が管理していた期間に生じた遺失物の処理や修繕課題が、新しい管理会社にきちんと引き継がれないことがあります。
金銭の取り扱いがちゃんとしていない
旧管理会社からの預かり金や敷金継承の手続きが、きちんとされないことがあるので注意が必要です。
管理会社の変更によるトラブルを防ぐ方法
管理会社の変更により起こるトラブルを回避するためには、新旧管理会社や入居者とのコミュニケーションをしっかり取ることが重要です。事前に計画を立てて準備をすることで、トラブルを減らせます。
管理会社の変更によるトラブルを防ぐ方法には、次のものがあります。
- 管理会社変更によるトラブルを防ぐ方法
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- 契約書類の確認をする
- 不動産の繁忙期を避ける
- 入居者への通知はていねいに行う
- 管理会社の引き継ぎは定期的に確認する
それぞれの方法について解説します。
契約書類の確認をする
管理会社の変更を検討するときは、事前に現在の管理会社と交わした管理委託契約の内容をしっかり把握することが大切です。特に違約金が発生する条件や、金額の記載がないか確認しましょう。
不動産の繁忙期を避ける
管理会社変更の引き継ぎには、少なくても3～6カ月の期間がかかります。その期間中には、いろいろと煩雑な手続きも発生します。
不動産管理業の繁忙期である、9～10月と1～3月の期間と重ならないように計画しましょう。旧管理会社との管理委託契約に解約予告期間の記載がある場合は、その期間を把握したうえで解約を通知するタイミングを考えましょう。
入居者への通知はていねいに行う
管理会社の変更は家賃の振り込み先の変更など、入居者にも面倒な作業をさせることになります。なぜ新しい管理会社に変更するのか、その結果どのようなメリットがあるのかをていねいに記載してください。
事前に入居者に理解を得ることで、その後のトラブルやクレームを減らせるでしょう。
管理会社の引き継ぎは定期的に確認する
新旧管理会社のあいだの引き継ぎをスムーズに行うには、旧管理会社からの協力を得ることが重要です。いままでお世話になったお礼を述べて感謝を伝えるなど、良好な関係を保てるように対応しましょう。
引き継ぎを管理会社任せにしないで、オーナーも引き継ぎが適切に行われているか定期的に確認するのがベストです。引き継ぎ業務をスムーズに進めることで、トラブルを最小限に抑えられます。
管理会社変更のよくある疑問にお答え
管理会社の変更は、さまざまなトラブルを起こすおそれがあります。トラブルの発生を防ぐため、疑問があればあらかじめ解消しておきましょう。
管理会社変更にともなう、よくある疑問にお答えします。
入居者へはいつ通知する？
- 入居者への通知はどの段階で行うのでしょうか？
- 管理会社を変更する2カ月前が一般的です。
家賃の振り込み先を変更する手続きなどが必要になるため、2カ月前には入居者へ管理会社が変わることを通知しましょう。
管理会社を変更するときは、次の内容を入居者全員に文書で通知する必要があります。
- 管理会社の変更で入居者へ通知すること
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- 新管理会社
- 変更日
- 家賃の振り込み先口座
- 家賃の支払期限日
毎月の家賃を自動引き落としにしている場合は、引き落とし先口座を変更する手続きが必要です。手続きをしていないと、管理会社変更後も以前の管理会社の口座へ誤入金されてしまいます。
管理会社の変更で入居者へ不明点を残してしまうと、トラブルに発展するおそれがあります。入居者への通知は、不足している情報がないかよく確認しておきましょう。
引き継ぎにかかる期間
- 管理会社の変更にかかる引き継ぎ期間は、どれくらいを見越しておけばよいですか？
- 引き継ぎにかかる期間は3カ月ほどです。
引き継ぎにはさまざまな手続きが必要になるため、3カ月程度の余裕は持っておきましょう。管理会社を変更するときは、最低でも次の事項の引き継ぎはしなければなりません。
- 管理会社の変更で引き継ぐこと
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- 管理規約や使用細則など重要事項の引き継ぎ
- パンフレットなどの物件資料
- 理事会の議事録
- 図面関係の書類
- 共用部分の鍵
引き継ぐ物件によっては、紹介したもの以外のことも引き継ぎを行う必要があります。そういった引き継ぎを問題なく進めるために、3カ月程度の期間は見越しておきましょう。
家賃の振り込み先を間違えたら
- 入居者が以前の管理会社へ家賃を振り込んだときの対処法を教えてください。
- すぐに以前の管理会社へ連絡してください。
入居者が家賃の振り込み先を間違えたことに気づいたら、すぐに以前の管理会社へ連絡しましょう。誤入金した家賃は入居者の口座へ戻され、あらためて新しい管理会社の口座へと入金することになります。
今後は入金先を間違えないように、入居者にあらためて注意喚起を行いましょう。
家賃保証会社の費用負担
- 家賃保証会社との契約が終了した場合、再契約などの費用を負担するのはオーナーと入居者のどちらですか？
- 家賃保証会社の費用を負担するのは入居者です。
管理会社を変更したときに、家賃保証会社との契約が終了することがあります。終了にともない、あらためて家賃保証会社と契約する場合、その費用負担は入居者になります。
ただし、管理会社の変更はオーナーの都合によるもので、また入居者に審査の負担がかかることから、オーナーが費用支払うこともあります。
管理会社を変更する手順とコツ
管理会社を変更する手順は次のとおりです。
- 管理会社を変更する手順
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- 現在の管理会社の問題点・不満点をすべて書き出す
- 新しい管理会社を探す
- 管理会社へ管理委託契約の解約を通知する
- 入居者へ管理会社の変更を通知する
- 新しい管理会社が業務を開始する
それぞれの手順についてコツなども解説していますので、チェックしてください。
①現在の管理会社の問題点・不満点をすべて書き出す
現在の管理会社に感じている問題点、不満点、改善点をすべて書き出します。そうすることで「物件の管理をしっかりしてほしい」「空室率を下げる提案をしてほしい」など、新しい管理会社を選ぶときに重視するポイントが明確になります。
②新しい管理会社を探す
新しい管理会社を探すときはインターネット、知人の紹介、専門誌などから情報を集めて複数の会社から見積もりを取りましょう。見積もりを取った管理会社を比較して、現在かかえている課題を解決するサービスを提供している管理会社を見つけてください。
物件から遠い管理会社は、距離が離れていることから管理がずさんになるケースもあるので注意してください。契約内容（解約の条件、違約金の条件など）についても、契約前にしっかり確認することが重要です。
③管理会社へ管理委託契約の解約を通知する
新しい管理会社が決まったら管理会社へ管理委託契約の解約を通知し、そのあと新しい管理会社と管理委託契約を締結します。契約が終わったら、新旧管理会社の引き継ぎ業務がはじまります。
新しい管理会社との契約後に、現在の管理会社へ解約を通知する場合もあります。
④入居者へ管理会社の変更を通知する
管理会社の変更が決まったら、入居者へ「管理会社変更のお知らせ」を書面で通知します。できれば書面だけでなく入居者に直接会って管理会社を変更した理由や、変更によるメリットなどを伝えることがおすすめです。入居者には新しい管理会社になることで家賃振り込み先の変更など手間をとらせることになるので、クレームや退去の原因にならないように新しい管理会社の担当者にあいさつ回りを依頼しましょう。
⑤新しい管理会社が業務を開始する
新旧管理会社の引き継ぎ業務が終わったら、新しい管理会社の管理委託契約がスタートします。
失敗しない！管理会社を選ぶポイント
管理会社の変更よりも重要なのは、新しい管理会社を選ぶことです。管理会社を変えたのに、以前の管理会社と変わらないのでは、手間をかけた意味がありません。
管理会社を選ぶときにチェックしたいポイントには、次のものがあります。
- 管理会社を選ぶポイント
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- 信頼できる担当者を選ぶ
- 賃貸物件がある地域に強い管理会社を選ぶ
- サービス内容と業務範囲を確認する
- 入居者対応と家賃収納率を確認する
- 管理会社の実績や評判を確認する
それぞれのポイントを解説します。
信頼できる担当者を選ぶ
オーナーが管理会社を変更する理由の多くは、「対応が遅い」「報告がない」といった担当者とのコミュニケーションの不満にあります。
賃貸経営のパートナーとして長いつき合いになる担当者は、相談しやすく話しやすい人物であることが重要です。管理会社は信頼できる担当者で選びましょう。
賃貸物件がある地域に強い管理会社を選ぶ
賃貸経営はその地域によって、入居者のニーズが異なります。地域の特性がわかっている管理会社であれば、入居者の特性に合わせた賃貸計画を提案できます。
また、地域の適正な賃料相場がわかったり、地元業者とのつながりがあったりするため、急な修繕工事などが必要になったときも安心です。賃貸物件がある地域に強い管理会社を選びましょう。
サービス内容と業務範囲を確認する
管理会社の提供するサービス内容や業務範囲は、会社によって違います。物件管理、入居者募集、契約管理、入金管理、トラブル対応など、必要な業務をカバーしている管理会社を選びましょう。
入居者対応と家賃収納率を確認する
24時間365日対応の窓口があれば、入居者に急なトラブルがあってもクレームを減らせます。ほとんどのクレームはすぐに対応できれば、最初の電話で解決することが多いものです。また、家賃収納率（家賃滞納がないか）も確認しましょう。
管理会社の実績や評判を確認する
インターネットで検索して、口コミ、評判、業界ランキング、SNSなどをチェックして、信頼できる管理会社かどうか確認しましょう。
管理会社の比較ならリビンマッチ賃貸管理
管理会社を変更するために、所有物件に対応する管理会社を見つけて、1社1社に連絡するのはとても手間がかかります。オーナーがしたいのは管理会社の比較なのに、それまでにかかる手間が非常に多いのです。「リビンマッチ賃貸」はそういった、オーナーの負担を軽減するサービスです。
リビンマッチ賃貸管理を利用すれば、フォームから所有する物件の情報を入力するだけで、複数の管理会社へ一括で資料請求・家賃査定を依頼できます。依頼後は資料を比較したり、担当者に相談したりして、信頼できる管理会社を見つけましょう。
スムーズな管理会社変更を実現するため、リビンマッチ賃貸をご利用ください。
管理会社の変更にかんするよくある質問
- 管理会社を変更するときに注意することは？
- 契約書類の確認が重要です。解約に関する条文をよく読み、解約時の手続き、違約金の有無などを調べましょう。また、引き継ぎがスムーズに進められるよう、良好な関係を保ったまま解約の手続きを進めてください。
- 新しい管理会社を選ぶポイントは？
- 契約している管理会社の問題点、不満点、改善点を書き出しましょう。それが新しい管理会社を選ぶときに、重視するポイントになります。
