リビン・テクノロジーズ株式会社（東証グロース上場）
賃貸オーナーのお悩み解決！管理会社の対応が悪い場合の対処方法
賃貸経営において賃貸管理は、物件の資産価値と入居率を保つためにとても重要です。ただし管理業務は非常に負担が重いため、多くのオーナーが管理会社に業務の大半を委託しているでしょう。
ところが、物件管理がおざなりで入居者の要望にも応えないなど、対応の悪い管理会社もあります。これは物件の資産価値を低下させ、入居率を悪化させる要因になり得ます。早めの対処が必要です。
管理会社の対応が悪いとき、オーナーはどのように対処すべきでしょうか。管理会社の対応が悪化する原因や対処方法を解説します。
もくじ
管理会社の対応が悪いのは危険信号！
管理会社の対応について入居者から直接クレームが来たり、退去者が増えていたりして困っていませんか？
実は管理会社の対応の悪さが原因で、トラブルに発展する事例は少なくありません。
オーナーにまでクレームが届く事態に発展した場合、入居者の退去が増えたり、近隣で悪評が広まったりすることもあります。そのまま放置しておくのは危険です。管理会社に対処せず放置した場合、具体的に次のようなことが起こります。
- 対応が悪い管理会社のリスク
-
- 入居者が退去してしまう
- 管理費（共益費）の支払いを拒否される
- 二次クレームが発生する
なぜ、そういったことが起こるのか解説します。
入居者が退去してしまう
入居者は困ったことがあれば管理会社を頼りますが、管理会社がしっかり対応してくれない場合、最終的には退去せざるを得ません。
このような事情で入居者が退去するときは、好意的な態度をとってはくれません。敷金の満額返金を求めるなど、退去にかかる費用を抑えようとします。
また、オーナーには空室期間による家賃収入の減少、退去後のハウスクリーニング代の支払いなどの負担がかかります。
管理費（共益費）の支払いを拒否される
管理費や共益費は共用部分の設備や環境を清潔に維持するための費用で、オーナーにとって建物を管理するために欠かせない収入です。
しかし、管理会社の対応が悪いと「しっかり管理できていないのに管理費を支払いたくない」と、入居者が支払いを拒むことがあります。
二次クレームが発生する
水漏れや設備の故障などのトラブルが起こると、入居者は管理会社へ連絡します。ところが、管理会社がいつまで経っても対応しなければ、入居者に被害が発生するなど事態が深刻化します。
そういった事態になると入居者が怒り、クレーム対応へのクレームへと発展するのです。ときには、オーナーによる対処が必要になることもあるでしょう。
管理会社の対応が悪いのはなぜ？
管理会社の対応が悪くなる原因には、次のものが考えられます。
- 管理会社の対応が悪い原因
-
- そもそも担当者が不まじめ
- 人手不足で手が回っていない
- 許可が必要で判断に時間がかかる
それぞれの原因について解説します。
そもそも担当者が不まじめ
管理会社の体制が整っていても、担当者が不まじめだったり段取りが悪かったりするとクレームにつながることがあります。
管理会社の業務は多岐にわたるため、一つひとつの対応が雑になったり、やらなければいけないことを忘れてしまったりするのです。
また、オーナーに対しては低姿勢なのに、入居者に対して大柄な態度を取る担当者もいます。こういった担当者が物件を管理すると、入居者からのクレームが相次ぐことになるでしょう。
人手不足で手が回っていない
不動産業界では、人手不足の会社も少なくありません。特に管理会社はひとりで何十棟もの物件を担当することがあるため、まじめに仕事をしていても手が回らないこともあります。
担当者が処理できる仕事量を超えてしまっているため、入居者からの要望に応えられないのです。しかしそういった担当者の事情を入居者はわからないため、クレームへとつながります。
許可が必要で判断に時間がかかる
管理会社によっては、担当者だけの判断で業者の手配を進められず、オーナーや上司の許可を得てからでないと対応できない管理会社もあります。
業者から見積もりを取って大家に相談するのが通常の流れですが、緊急事態ですぐに対応が必要なこともあります。そういった事態のときにオーナーと連絡が取れなくて業者の手配ができなかったり、上司が不在で判断ができなかったりして、対応が遅れてしまうのです。
対応の悪い管理会社はどのように対処すればよい？
管理会社の対応が悪いと、被害を受けるのは入居者だけではありません。管理の悪い状態が続くと入居者が退去することもあるため、家賃収入が減るなどオーナーにも被害がおよびます。早めに対処する必要があるでしょう。
管理会社の対応が悪い場合は、次のような対処法があります。
- 対応が悪い管理会社の対処方法
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- 管理会社と密に連絡を取り合う
- 空室があるときはWebサイトを確認する
- 改善して欲しいことを伝える
- 物件の状況を把握する
- 担当者を変更してもらう
- 管理契約書を確認する
- 管理会社をほかの会社に変更する
それぞれの対処法を詳しく解説します。
管理会社と密に連絡を取り合う
何か問題が起こったときだけでなく、管理会社の担当者と定期的に連絡を取るように心がけましょう。本来であれば管理会社が定期報告など、こまめにオーナーへ連絡をするべきです。しかし、受け身になるだけでなく、オーナーから何か変わったことがないか連絡してください。
担当者もまったくやり取りがないオーナーより、こまめに連絡を取るオーナーのほうを気にかけてくれます。
空室があるときはWebサイトを確認する
入居者を募集する連絡が管理会社からあったら、不動産のポータルサイトをチェックしてください。
担当者の不備でWebサイトに掲載されていないことがあります。もし掲載されていない場合は、すぐに掲載するように依頼しましょう。そして重要なのは、物件の魅力が伝わるように掲載しているかどうかです。入居者の目線に立って、部屋の様子や立地のよさなどが伝わるかどうかなどを確認してください。
任せきりにするのではなく、自身の目で確認して、要望があれば管理会社に伝えましょう。
改善して欲しいことを伝える
管理会社に不満がある場合は、改善して欲しいことを素直に伝えましょう。いわなければ相手には伝わらないですし、伝えることではじめて気づくこともあります。
担当者に直接いいにくい場合は別の人でもよいので、オーナーの大切な物件を守るために想いを伝えてみましょう。
物件の状況を把握する
オーナーも物件の状況を把握することが大切です。退去した部屋の室内がどうなっているのかを管理会社と一緒に立ち会ったり、現地に行けない場合は写真を送ってもらったり、物件の状況をこまめに把握するよう心がけましょう。
管理を委託するといっても、完全に任せきりにするのでは大切な物件を守れません。
担当者を変更してもらう
何度伝えても改善しない場合は、担当者を変えてもらいましょう。まじめにやってくれない担当者と関わるストレスを抱え続けるより、まじめに仕事をしてくれる担当者に替わってもらうのが一番です。
管理契約書を確認する
管理会社とのトラブルに備えて、管理契約書の内容を把握しておきましょう。
管理会社の対応が悪い場合、オーナーは管理会社の変更も視野に入れる必要があります。事前に解約に関する契約を確認しておいてください。そのほかにも、契約内容に違反していないかなどを確認しておきましょう。
管理会社をほかの会社に変更する
担当者を変えても状況が変わらない場合は、管理会社の変更を検討しましょう。管理会社の変更はさまざまな煩雑な手続きが必要なうえに、入居者への通知などもしなくてはなりません。そういった手間を考えると、安易に管理会社は変更しないほうがよいです。
しかし、あまりにも対応が悪かったり入居者の退去が続いていたりしていて、管理会社の変更で問題を解決できるのであれば、検討したほうがよいでしょう。
管理会社の変更で起こりがちなトラブル
管理会社を変更するのであれば、契約期間が残っていたとしても、契約終了の3カ月前までに解約通知書を提出すれば解約が可能です。ただし、管理契約書の内容によっては、条件に違いがあるため、事前に確認しておきましょう。また、途中解約をする場合は、違約金が必要になることがあります。
解約が受理されたら新しい管理会社と管理契約を交わし、いつから管理会社が変更になるのか入居者へ通知をします。このときの通知には、支払い方法をはじめとする変更点についてまとめておきましょう。
管理会社を変更するときには、さまざまなトラブルの発生が予想されます。起こりがちなトラブルには、次のものがあります。
- 管理会社の変更で起こるトラブル
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- クレームの引き継ぎがない
- 契約書類に不備がある
- 保証会社と新たな契約が必要
- 保証会社を引き継げない場合がある
- 変更月の家賃支払いの滞納
トラブルの発生に備えて、あらかじめ対策しておきましょう。
クレームの引き継ぎがない
前の管理会社から過去に起きたクレームの引き継ぎがなく、トラブルになるケースがあります。本来であれば前の管理会社から過去のクレーム履歴を引き継ぐべきですが、そもそも履歴を残していない会社もあるのです。
引き継ぎで伝え漏れがないように、オーナーからもひと部屋ずつどういった人が住んでいるのかなどを書類にまとめてもらって確認しましょう。
契約書類に不備がある
引き継いだ書類に不備があることも多いです。退去時に必要な書類や、契約期間中は保管しておくべき書類を紛失していると、今後トラブルにつながるおそれがあります。必要な書類がすべてそろっているか、必ず確認しましょう。
保証会社と新たな契約が必要
入居者が保証会社に加入している場合、管理移行後も保証を継続するための手続きが必要です。保証会社によって手続き方法は異なりますが、通常は保証会社の契約書へ押印をします。
契約しているプランによりますが、保証会社は入居者が滞納したときの立て替えだけでなく、強制退去の手続きや入居者の死亡・夜逃げ時の補償などもしてくれます。保証会社の引き継ぎは忘れず、しっかり行いましょう。
保証会社を引き継げない場合がある
基本的に保証会社の引き継ぎは可能ですが、なかには引き継ぎができない保証会社もあります。引き継ぎができないと入居者が滞納したときの補償が受けられないため、新たに別の保証会社へ加入しましょう。
一般的に保証会社への保証料は入居者の負担ですが、管理変更にともなう保証料の負担は受け入れてもらえないケースが多いです。入居者との関係を良好に保つためにも、管理変更時の保証料はオーナーが負担しましょう。
変更月の家賃支払いの滞納
管理会社を変更すると、家賃の支払い先が変更されます。入居者には通知をしますが、前の管理会社へ振り込んでしまったり、入居者の勘違いで指定の口座へ振り込んでもらえなかったりすることが多々あります。
振込先が間違っているとその月の家賃の回収が大変になるため、入居者には書面だけでなく電話や直接会って振込先の案内をしたほうが安心です。
変更するときは管理会社選びが重要
対応の管理会社に改善が見られない場合、管理会社の変更がもっとも効果的です。しかし、管理会社の変更はさまざまなトラブルを起こすおそれがあり、変更は慎重に行うべきです。変更する管理会社は、よく検討してから選びましょう。
日常の管理業務の品質が高いのはもちろん、トラブルが起こることを見越して、スムーズに引き継ぎのできる管理会社が理想的です。そういった管理会社を見つけるには、できるだけ多くの管理会社を比較するとよいでしょう。
一括査定サイト「リビンマッチ賃貸管理」では、所有物件に対応できる管理会社の資料請求、賃料査定を行えます。複数の管理会社の比較を簡単に行えるため、変更を検討しているオーナーにおすすめです。
対応の悪さが続くと入居率の低下は避けられません。早めに管理会社を変更しましょう。
管理会社の対応に関するよくある質問
- 管理会社の対応が悪いのはなぜ？
- 担当者が不まじめな人だと、しっかり対応しないことがあります。ほかにも、会社が忙しすぎて手が回らない、会社の仕組みが原因で早い対応ができないことも考えられます。
- 管理会社を変更したほうがよい？
- 変更するときにトラブルが発生することがあるため、まずは連絡を密にする、改善点を伝えるなどの対処をしましょう。改善が見られなかったら、管理会社の変更を検討しましょう。
