不動産を売却するときの必要書類｜取得方法・準備期限などをまとめて紹介

不動産を売却するときには、さまざまな書類が必要になります。なかには発行に時間のかかる書類もあるため、事前に準備する必要があります。スムーズに不動産売却を進めるため、どんな書類が必要になるのか把握しておきましょう。

この記事では、不動産売却を複数の段階に分け、それぞれで必要な書類を紹介しています。まずはいま、どんな書類が必要なのかチェックしてください。

不動産売却は必要書類の準備も計画的に

不動産売却を成功させるには、各段階で必要な書類を滞りなく提出できるよう、事前に準備しておくことが重要です。不動産を売却する手続きは、次の流れで進みます。

それぞれの段階で求められる書類が異なるため、どのタイミングで何が必要になるのかをあらかじめ把握しておきましょう。たとえば、査定では正確な価格を算出するために物件の詳細がわかる書類が、媒介契約や売買契約などでは法的な手続きに必要な書類が求められます。

書類によっては取得に数日かかるものや、紛失していると再発行が必要なものもあります。さらに、購入時からかなりの年数が経っている場合、どこに保管したか思い出せないことも少なくありません。「必要になってから探す」のでは、手続きが滞る原因になります。不動産の売却をスムーズに進めるには、必要書類を段階ごとに整理し、計画的に準備を進めることが大切です。

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不動産売却の必要書類一覧

不動産売却で必要になる書類を段階別にまとめました。売却する物件の種類によって必要な書類が異なるため、一戸建て、マンション、土地で分類しています。

○：必須　△：場合により必要　×：不要

「△」がついている書類は、物件の状況や築年数、または買主の要求によって必要になることがあります。

書類によっては取得に数日～数週間がかかるものもあるため、売却活動を始める前から手もとにある書類を確認し、不足分は早めに手続きをすることが重要です。特に登記識別情報や本人確認書類、境界確認書など、紛失すると困る書類はいまのうちに保管場所を確認しておきましょう。

不動産査定を依頼までに準備する必要書類

不動産の査定を依頼するときに、必要な書類をまとめました。

○：必須　△：場合により必要　×：不要

査定を依頼する段階では書類がそろっていなくても、査定そのものは可能です。しかし、正確な査定価格を算出してもらうには、最低限の書類を準備しておくことが望ましいです。事前に書類を準備することで、査定当日の流れがスムーズに進み、不動産会社からの信頼も得やすくなるでしょう。

また、複数の会社に査定を依頼する場合、書類が整っていると各社で統一した条件での比較が可能になります。

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机上査定と訪問査定で必要書類が違う

机上査定^※は、物件の住所や面積などの基本情報がわかっていれば依頼できるため、特に書類がなくても査定を受けられます。一方、訪問査定^※では不動産会社が実際に物件を見て、詳細な調査を行います。より多くの情報を参照できるように、書類を用意する必要があるでしょう。

ただし、机上査定でも登記事項証明書やリフォーム履歴などの書類があると、査定価格の精度が上がることがあります。

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大まかな家の価格であれば、リビンマッチの「家の査定シミュレーション」でも調べられます。

正確な価格ではないため、実際に不動産を売却するときは不動産会社へ査定を依頼しましょう。

本人確認書類

本人確認書類は、査定を依頼する人が所有者本人だと確認するために必要です。不動産売却は高額な取引となるため、本人や親族以外による不正な査定の依頼を防ぐ目的があります。一般的に利用できる本人確認書類は、次のとおりです。

これらの書類に記載されている住所と不動産の所在地が異なる場合は、前住所記載の住民票の提出を求められることがあります。

登記事項証明書（登記簿謄本）

登記事項証明書は不動産の所有者や面積、権利関係などが記載された公的な書類です。地域を管轄する法務局の窓口で取得でき、インターネット経由で請求すると手数料が安くなります。登記事項証明書により、査定する不動産の正確な面積や建物の構造、築年数などを確認できるため、査定の精度向上につながります。

不動産売却では発行されてから3カ月以内の書類を使用するのが一般的なため、査定から時間が経っていると媒介契約時に再度提出を求められることがあります。

リフォーム履歴や修繕記録

リフォーム履歴や修繕記録は、建物の価値を正しく評価するために必要な書類です。キッチンや浴室の改修、外壁塗装、屋根の修理などの履歴があると、査定価格のプラス評価につながることがあります。これらの記録は自ら保管している書類で、特別な取得手続きはありません。

もし、紛失していたら、工事を依頼した会社に連絡すれば、工事証明書や見積もり書のコピーを発行してもらえることがあります。

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媒介契約までに準備する必要書類

媒介契約を締結し、不動産会社が売却活動を行うために必要な書類を紹介します。媒介契約は法的な手続きということもあり、求められる書類は査定時よりも多く、物件の詳細情報や権利関係を証明する書類が中心となります。

○：必須　△：場合により必要　×：不要

すべての書類がそろっていなくても媒介契約は締結できます。ただし、書類が不足していると買主への情報提供が不十分で、売却活動に支障をきたすおそれがあります。

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必要書類の準備や入手は不動産会社がサポート

不動産売却で必要になる書類は多岐にわたるため、何から準備すればよいかわからなくて不安を感じる人も少なくないでしょう。しかし、不動産会社が売主をしっかりサポートしてくれるため、心配する必要はありません。

どの書類を優先的に取得すべきか、どこで入手するかなども、不動産会社の担当者が教えてくれます。書類の取得代行をしてくれる場合もあるため、忙しくて時間がない人は相談してみましょう。

不動産売買契約書（購入時）

不動産売買契約書は、物件を購入した当時に交わした契約書です。購入時の価格や条件が記載されており、売り出し価格の設定などの参考情報になります。紛失した場合は、購入時の不動産会社に連絡すれば、コピーを発行してもらえる場合があります。不動産の購入価格は売却益（譲渡所得）の計算にも使用されます。そのため、売買契約書は売却後の確定申告でも必要になる書類です。

登記識別情報（登記済証）

登記識別情報は、不動産の所有権を証明する重要な書類です。以前は「権利証」や「登記済権利証」と呼ばれていました。現在は12桁の英数字で構成された識別情報として発行され、不動産の売却時で必要になります。この書類は法務局から発行されるもので、不動産を購入したときに司法書士を通じて受け取っているはずです。紛失した場合は再発行ができないため、事前通知制度^※を利用することになります。

登記識別情報は不動産売却の最終段階である所有権移転登記で使用されるため、大切に保管しておきましょう。

重要事項説明書（購入時）

重要事項説明書は、購入時に宅地建物取引士から説明を受けた不動産の重要な情報が記載された書類です。法的制限やインフラの整備状況のほか、物件特有の情報が含まれており、売却時の参考資料となります。当時の売買契約時に受け取っていると思いますが、紛失している場合は、購入した不動産会社に連絡すれば、コピーを発行してもらえることがあります。

重要事項説明書があれば、売却する物件の特徴や注意点を買主に正確に伝えられるため、トラブル防止にもつながるでしょう。

地積測量図・境界確認書

地積測量図は土地の正確な面積や形状を示した図面で、境界確認書は隣接地との境界を明確にした書類です。地積測量図は、法務局で手数料を払えば誰でも取得できます。境界確認書は土地家屋調査士が作成する書類で、隣接地所有者との立会いのもとで確定された境界を記したものです。

もし、これらの書類を紛失した場合、地積測量図は法務局で再取得し、境界確認書は当時担当した土地家屋調査士に依頼して再発行する必要があります。一戸建てや土地の売却では境界トラブルを避けるため、これらの書類が重要な役割を果たします。

間取り図や設計図面

間取り図や設計図面は、部屋の間取りや建物の具体的な構造を示した図面です。購入時に受け取っている場合が多く、不動産会社や建築会社、設計事務所が作成したものになります。紛失した場合は、各担当会社に連絡すれば再発行してもらえる場合があります。マンションでは管理組合で保管している場合もあるため、見当たらないときは管理会社に確認してみましょう。

間取り図や設計図面があると、売却活動を行うときに正確な販売資料を作成でき、また買主に建物の正確な情報を伝えられます。

マンションの管理規約や使用細則

マンションの管理規約は、マンション管理に関するルールを定めた書類です。使用細則は共用部分の使用方法やペット飼育の可否などの、より詳細なルールが記載されています。これらの書類は管理組合から配布されており、管理会社に連絡すれば有料で発行してもらえます。

マンションの管理規約や使用細則は、買主がマンションでの生活をイメージするうえで重要な情報となります。総会での議論を経て内容が更新されている場合もあるため、最新版を用意しておくことが大切です。

住宅ローン残高証明書

住宅ローン残高証明書は、現在のローン残債を証明する書類です。金融機関から発行される書類で、一般的に年1回郵送されてきます。紛失した場合は、ローンを借りている金融機関に連絡すれば再発行してもらえます。

売却代金で住宅ローンを完済する予定の場合、売却価格が住宅ローンの残債を下回ると不足分を自己資金で補わなくてはなりません。そのため、売却価格の下限を決めるなど、住宅ローンの残債額は不動産売却の戦略を立てるうえで重要な役割を果たします。

近隣住民との協定書や覚書

近隣住民との協定書や覚書は、通路部分の使用や道路掘削などに関する取り決めがある場合に必要です。私的な合意のため公的な取得先はなく、合意した当事者間で作成・保管している書類です。紛失した場合は、合意した相手に連絡して、コピーを作成してもらうほかありません。

このような取り決めがある場合、売却後も継続される場合が多いため、買主への十分な説明が必要になります。協定の内容によっては売却価格にも影響するため、事前に不動産会社と相談しておくことも重要になるでしょう。

売買契約までに準備する必要書類

買主が見つかって不動産の売買契約を締結する段階になったら、法的な手続きに関する書類が必要になります。契約に必要な書類や、売却する不動産の詳細情報を示す書類を用意しなくてはなりません。売買契約で準備する書類は次のとおりです。

○：必須　△：場合により必要　×：不要

買主との正式な契約となるため、書類に不備があると契約が延期になったり、最悪の場合は契約が破談になったりするおそれがあります。スムーズに契約を進められるように、買主が見つかる前から書類の準備を進めておきましょう。

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実印・印鑑証明書

実印は市区町村に登録した印鑑で、印鑑証明書は実印が正当なものであることを証明する公的な書類です。不動産売買契約は認印でも有効ですが、法的な効力を持つ重要な契約のため、実印での押印が推奨されます。

印鑑証明書は住民登録している市区町村の役場やコンビニエンスストアなどで取得できます。実印を紛失した場合は、まず市区町村役場で印鑑登録の廃止手続きを行い、新たに印鑑を作成してから再登録する必要があります。印鑑証明書は発行から3カ月以内のものが有効とされるため、契約日が決まったら早めに取得しましょう。

住民票

住民票は現在の住所を証明する公的な書類で、売買契約時の本人確認にも使用されます。登記上の住所と現住所が異なる場合は、所有権移転登記の際に住所等変更登記^※も必要になります。住民票は印鑑証明書と同様に、市区町村役場またはコンビニエンスストアで取得ができます。住民票はすぐに発行されますが、余裕を持って早めに取得しておきましょう。

設備表・物件状況報告書

設備表・物件状況報告書は建物の設備や不動産の状況を詳しく記載した書類のことで、キッチンや浴室、給湯設備などの動作状況や、雨漏りやシロアリ被害の有無などを報告します。土地の場合は、地中埋設物や土壌汚染の有無などを記載します。

設備表・物件状況報告書は不動産会社が用意するひな形に、売主が実際の状況を記入して作成します。正確な情報を記載することで、引き渡し後のトラブルを防ぐ重要な書類です。

虚偽の記載をすると契約不適合責任を問われるおそれがあるため、わからない部分があったら不動産会社と相談しながら完成させるとよいでしょう。

建物や設備の保証書

建物や設備の保証書は、構造のほか、給湯器やエアコン、キッチン設備などの保証期間や内容を示した書類です。保証期間内の設備がある場合は、買主の安心感にもつながるでしょう。

紛失している場合は、発行した各事業者や販売店に連絡すれば、保証書の再発行や保証内容の確認ができる場合があります。保証書がなくても売却は可能ですが、あることで物件の付加価値を高められます。

その他書類（耐震診断書・地盤調査報告書など）

耐震診断書は建物の耐震性能を評価した書類で、地盤調査報告書は地盤の強度を調査した書類です。これらの書類は必須ではなく、あると物件の安全性をアピールできるものです。築年数が古い建物で買主が不安を感じている場合や、地盤に関する質問があったときに提示することで安心感を与えられます。

ただし、売却のためだけに新たに取得する必要はなく、すでに実施済みで書類が手もとにある場合に活用するとよいでしょう。

引き渡し、決済までに準備する必要書類

引き渡し、決済は不動産売却の最終段階で、売却代金の受け取りと物件の引き渡しを同時に行う手続きです。この段階では売却代金の精算、住宅ローンの完済、所有権移転登記など、複数の手続きが同時進行で行われるため、必要書類を漏れなく準備しておきましょう。

○：必須　△：場合により必要　×：不要

決済当日は時間が限られているため、事前にすべての書類を確認し、不足がないよう入念な準備が求められます。また、不動産売却では多額の資金が動くこともあり、書類にひとつでも不備があると中断するおそれがあるため要注意です。

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固定資産税・都市計画税納税通知書

固定資産税・都市計画税の納税通知書は、年間の税額と納期を記載した書類で、毎年4～5月ごろに市区町村から送付されます。引き渡し日を基準にして売主と買主で年間税額を日割り精算するため、また売主の税金が支払い済みであることを確認する重要な書類です。

紛失した場合は、不動産が所在する市区町村の税務課に連絡すれば、納税証明書や課税台帳記載事項証明書などを発行してもらえます。

固定資産評価証明書

固定資産評価証明書は、不動産の評価額を証明する公的な書類で、登録免許税の計算などに使用されます。特に所有権移転登記の際、法務局で司法書士が行う手続きで必要となります。不動産が所在する市区町村役場で取得でき、手数料は200～400円程度です。

登記申請に使用するため、引き渡し直前の最新年度のものを取得して、あらかじめ司法書士に確認してもらいましょう。

抵当権抹消書類

抵当権抹消書類は、住宅ローンを完済したときに金融機関から交付される書類です。住宅ローンが残っている不動産の売却では、決済と同時に住宅ローンの完済と抵当権抹消を行います。

そのため、事前に金融機関と司法書士が打ち合わせを行い、当日の抹消登記手続きの流れを確認しておくことが大切です。引き渡しのスケジュールに影響しないよう、早めに済ませておきましょう。住宅ローンを完済し、すでに抹消登記も済ませているのであれば提出は不要です。

領収書（売却代金、各種精算金）

領収書は、売主が買主から売却代金や固定資産税などの精算金を受け取った際に発行します（マンションの場合は管理費や修繕積立金、駐車場代なども精算）。これらの領収書は決済当日にその場で作成・交付するため、事前の準備は特に必要ありません。領収書の様式は不動産会社が準備してくれることが多く、売主は署名・押印をするだけで済みます。

確定申告までに準備する必要書類

不動産売却で利益が発生した場合、翌年の2月中旬～3月中旬までに確定申告を行う必要があります。

○：必須　△：場合により必要　×：不要

確定申告では譲渡所得にかかる税金（所得税、住民税、復興特別所得税）の計算が必要になります。譲渡所得の計算を正確に行うには、購入時と売却時の詳細な記録や費用を証明する書類が欠かせません。確定申告の申告期限を過ぎると延滞税などのペナルティがあるため、早めに必要な書類を準備しましょう。

また、居住用財産の3,000万円特別控除などの特例を適用する場合は、別に必要書類が必要となることがあります。

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不動産売却で利益が出たら確定申告が必要

不動産売却で利益が出るというのは、売却価格から購入時の取得費^※や売却時の譲渡費用^※を差し引いた結果、プラスになることです。次の計算式で譲渡所得を算出し、金額がプラスであれば課税されます。

逆に計算結果がマイナスまたはゼロの場合は利益が出ていないため、原則として確定申告は不要です。ただし、損失が発生した場合でも、一定の要件を満たすとほかの所得と損益通算（利益と赤字を相殺すること）ができるため、管轄の税務署や税理士への相談をおすすめします。

売却前から利益の有無を概算で確認し、売却後に申告が必要かどうか早めに判断することが大切です。

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確定申告書（第一表・第二表）

確定申告書の第一表は所得金額や税額を記載する基本的な申告書で、第二表は所得の詳細を記載する書類です。全国の税務署で無料配布されており、受付期間中は駅前などで配布されることもあります。国税庁のWebサイトからダウンロードして印刷することも可能です。e-Taxで電子申告する場合は、オンラインで直接入力するため印刷の必要がありません。

参考：国税庁「所得税の確定申告」

確定申告書（第三表）

確定申告書第三表は分離課税用の申告書で、不動産の譲渡所得の記載に必要な書類です。不動産売却による所得は、ほかの所得と分離して税率が計算されるため、この第三表への記載が必須となります。

不動産は所有期間によって短期譲渡所得（5年以下）と長期譲渡所得（5年超）に分かれ、税率が大きく異なります。記載時は売却した不動産の所有期間を正確に計算し、適切な区分で申告することが重要です。複数の不動産を売却した場合は、それぞれの物件について詳細に記載する必要があります。

確定申告書付表兼計算明細書（譲渡所得の内訳書）

譲渡所得の内訳書は、不動産売却の詳細な内容と譲渡所得の計算過程を記載する書類です。売却した不動産の所在地、面積、売却価格、取得費、譲渡費用などを詳細に記載します。譲渡所得の内訳書の作成には多くの情報が必要なため、事前に関連書類を整理しておくことが大切です。特に取得費の計算では、購入価格だけでなく諸費用も含めて正確に算出する必要があります。

税務署での確認時にもっとも詳しくチェックされる書類のひとつのため、記載漏れがないよう注意深く作成しましょう。

不動産売買契約書（購入時と売却時の両方）

確定申告では購入時と売却時の価格を正確に把握するため、両方の売買契約書が必要です。購入時の契約書は取得費の根拠となり、売却時の契約書は売却価格の証明書類となります。購入時の契約書を紛失している場合は、当時の不動産会社に連絡してコピーを取得するなどの手間がかかります。

どうしても契約書が見つからない場合は、概算取得費として売却価格の5%で計算することもできます。しかし、実際の取得費のほうが節税効果が高くなることが多いため、可能な限り探すか、税理士などの専門家に相談しましょう。

また、建物部分は減価償却を考慮する必要があり、それに応じて取得費が調整されます。

取得費の確認書類

取得費の確認書類は、不動産を購入したときにかかった費用を証明する書類です。購入時の仲介手数料、登記にかかる登録免許税の領収書、売買契約書に貼付した印紙税、不動産取得税の納税証明書、建物の解体費用などが対象となります。これらの書類は購入から長期間経過していることが多く、保管場所を忘れがちなため、不動産売却を検討しはじめた段階で探しておくことが大切です。

譲渡費用の確認書類

譲渡費用の確認書類は、不動産を売却するときにかかった費用を証明する必要書類です。売却時の仲介手数料、売却のために実施した測量や境界確定費用、登記関連の領収書、売買契約書の印紙税などが対象となります。注意点として、売却に直接要した費用のみが認められるため、引っ越し費用や維持管理目的での修繕費用は原則として対象外です。

売却が完了した直後は、書類の整理をあと回しにする人が多いのですが、確定申告で重要な役割を果たすため、引き渡し後すぐに保管場所を決めておきましょう。

サポートのていねいな不動産会社を見つけるには

不動産の売却では必要になる書類が非常に多く、慌てて用意しようとすると間に合わないおそれもあります。不動産売却はほとんどの人がはじめてなのですから、手際よく書類を用意するのは簡単ではありません。そこで頼りになるのが、サポートのしっかりとしている不動産会社です。

売主のサポートがていねいな不動産会社であれば、段階ごとに必要な書類をあらかじめ教えてくれて、スムーズに不動産売却を進められるでしょう。しかし、数多くの不動産会社のなかから、サポートのていねいな会社を見つけるのは手間がかかります。そこでおすすめの方法が一括査定サイトの「リビンマッチ」です。

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不動産売却をミスなく、効率的に進めたい人はリビンマッチを利用してみましょう。

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清野 潤

2022年からリビンマッチのコラム記事の執筆・編集を担当しています。不動産の財産分与に関する記事執筆が得意です。住宅設備機器の専門商社に6年間従事した知識と経験を活かして、不動産に関する知りたかったこと、知っておいた方がいいことをわかりやすく伝えられるように心がけています。